Arrangere Voltigestevne

5 uker før stevne:

• Stevneleder utnevnes. Må være tilgjengelig på e-mail og telefon. 

• Etabler stevneorganisajon.

• Stevnedato skal godkjennes av SUV (Sportsutvalget Voltige). 

• Dommer(e) må kontaktes. Det er ønskelig med 2 dommere på større stevner (evt. 1

dommer og 1 dommeraspirant) Det må være minst 3 dommere + norsk hoveddommer ved NM. 

• Opprett stevneinvitasjon i NRYF Stevne. 

For å opprette et stevne i NRYF Stevne og administrere stevnet må man være lagt til som "Organiser" av klubben.

Stevneinvitasjon skal godkjennes av SUV i god tid.  

Godkjenner i NRYF stevne er for tiden 

yri.overland@gmail.com og hatlevoll25@gmail.com

Se eksempler på stevneinvitasjon i NRYF Stevne, og hva den skal inneholde.

• Sett inn lenke til å laste opp musikk: https://www.fludiel.no/volt/index.php

FINN TEKNISK PERSONELL:

SUV er behjelpelig med kontaktinformasjon til godkjente dommere i Norge og internasjonalt. 

Hvis det ikke er oppnevnrt steward , må stevneleder skaffe det. Bruk fortrinnsvis de som er i kretsen.

Norske dommere pr 2024:

VD2 : 

Marit Walløe  

Kristine Jevne Berge

VD1:

Lilly Weldingh

VDA:

Agi Kiraly

Yri Øverland

• Budsjett for stevnet settes opp. Evt. sponsorer kontaktes. Undersøk med SUV om det

kan søkes om reisestøtte for teknisk personell.

Stevneleder bør om mulig ikke ha oppgaver som longør / trener under stevnet.

• Fordele arbeidsoppgaver i forkant av og under stevnet. SUV kan formidle kontakt til

personer som kan gi nødvendig råd og veiledning i forkant av og under stevnet f.eks. i

sekretariatet. Liste over arbeidsoppgavene (se vedlegg 2)

Premieansvarlig:

• Skaffe sløyfer og gavepremier. Hvis sløyfer skal bestilles, tar det ofte 3-4 uker.

Flyercup-sløyfer bestilles her:  https://www.idrettsbutikken.no/

SETTE OPP STEVNESEKRETERIAT, UTREGNING OG RESULTATSERVICE:

Vi er i en fase der vi er i ferd med å få et eget stevnegjennomføringsprogram. Der settes stevnet enklere opp enn når man gjør det manuelt med regneark osv.

Det nye programmet heter Fludielvolt, kontakt Leidulf Eike for å avtale bruk i god tid i forveien:  leidulf@nettet.be

Versjon 1.6 av stevneprogrammet dekker alle aktuelle program, også NM. klassene.

Dersom det ikke er avtalt å bruke Fludielvolt programmet, må man sette opp stevnesekreteriat, resultatservice, utregning osv på tradisjonell måte, vi har derfor tatt med beskrivelse av dette her, beregn god tid og fordel arbeidet på flere.

Stevneansvarlig i SUV oppretter Sekreteriatsfolder på delt område på GDrive.

Folderen for stevnet deles til Stevneleder som kan dele videre til andre som skal jobbe på området.

Lenke til  masterfolder med maler for protokoller, utregningsark og resultatark under kapittel om Maler og Protokoller, eller også i Voltigeprogrammer oversikten (helt til høyre)

Fremgangsmåte:

• Masterliste Excel liste over deltakere eksportert fra NRYF stevne etter påmeldingsfristen er nådd - denne danner grunnlag for startliste, protokoller osv:

• Protokoller for utskrift i de aktuelle klassene

• Utregnigngsprotokoller 

• MAL resultatliste

Disse klagjøres før stevne som beskrevet under

Masterliste

 Startlister lages og publiseres under dokumenter på NRYF Stevne senest kvelden før

stevnet. 

Tidsettes så langt som mulig. Vi har en beregningsmetode her:  TIDSSKJEMA

Utskriftsprotokoller: 

Wordfiler alle program som er aktuelle. 

Det er egne protokoller for tønnestevner.

YV 2* er excel versjoner.

Utskriftsprotokollene fylles ut med deltakerene sitt navn, stevnested og dommer osv - skrives ut før stevnet og legges i startrekkefølge. Print gjerne ut et par  blanke i hver klasse slik at det er i reserve.

Utregningsprotokollene (excel) 

Det populeres et ark for hver deltaker ved å legge til ark og kopiere og sette inn navn både på selve arket og på tab.

Under stevnet plottes poengene fra dommerens protokoll inn i disse arkene. 

Her kreves nøyaktighet 

evne til å kunne se om summeringer er feil 

ha så pass god peilig på excel at en kan se om det finnes feil i formler

NB_ Poengene skrives inn i protokollene av utregnere slik at deltakerene får utdelt disse etter premieutdeling.

Resultatark:

Deltakerene føres opp i resultatarkene i den klassen de deltar på forhånd slik at det er klart før stevnet. Utregningssummene legges til etter hvert som de er ferdig behandlet i utregningsarkene. 

Resultatarket blir delt i lesevisning på voltigenorge.com slik at deltakere, dommer og publikum  kan følge noenlunde med på poenggiving underveis.

Ved stevneslutt ser dommer gjennom resultatene. Dommer godkjenner resultatet før premieutdeling, og reultatlisten skal ligge ute før premieutdeling. man trenger ikke sortere i rekkefølge i resultatarket, men sett opp nr 1,2 , 3 osv i de klassene som har rangering. 

Arrangør vurderer selv om de vil legge ut reultatene for barn under 11 underveis på stevnet. 

NB Ingen rangering på de under 11.

Tilslutt/ Etter stevnet føres resultatene inn i Nryfstevne på hver eneste deltaker, med minimum samlet poeng i sluttsum, helst også detaljert med resultat for runde, omgang osv. 

Alle deltakere under 11 skal kun føres med Deltatt i NRYF stevne.

ANDRE FORBEREDELSER TIL STEVNAVVIKLING:

• Sette opp en utstyrsliste og avtale hvem som skal skaffe det til veie. 

Kanskje noe må lånes / leies? Det må gjøres i god tid. Liste over nødvendig utstyr. (Se vedlegg 3).

• Lage plakater med god informasjon. På stevnet bør sekretariat, stallområdet (og hvem

som evt. har adgang til den), oppvarmingsbaner og konkurransevolte, WC, kafeteria,

parkering etc. være skiltet. Utarbeid gjerne et kart over området og send med

ryttermeldingen.

• Ryttermelding legges ut på NRYF stevne når påmeldingsfristen er ute. Send gjerne en

e-post til dommere med lenke (spesielt for utenlandske dommere) Der skal alle

praktiske opplysninger stå.

• Eventuelle oppstallingsbokser klargjøres.

• Husk førstehjelpsansvarlig og at nødvendig utstyr skal være tilgjengelig. Lurt å

kontakte lokalsykehuset på forhånd og opplyse om tid, sted og antall deltagere.

Stevnedagen ellers:

• Baner sloddes i god tid. Både oppvarmingsbaner og konkurransevolte skal sloddes

regelmessig. (konkurransebanen bør sloddes også minst en gang i løpet av

konkurransedagen, avhengig av antall deltagere. Det må settes opp en ansvarlig og

tider det sloddes.

• Baner klargjøres. Sperringer og dommerbord settes opp. Konkurransevolten

kontrollmåles. Blomster, pynt, flagg etc. settes ut. Husk voltigetønne til oppvarming.

• Parkeringsvakter og sekretariat er på plass i god tid.

• Vaksinasjonsattest for hesten kontrolleres FØR hesten lastes av.

• Informer utøvere om utdeling av nummer: Individuelle utøvere skal få utdelt nummer av arrangør. Dette kan festes på arm eller

ben. Tropp har selv ansvar for nummer.

• For publikum: Startlister er tilgjengelig på NRYFStevne.no og gjerne også på infotavle og voltigenorge.com. 

TV-skjerm eller på papir.

• Dommerprotokoller for hver klasse og startliste skrives ut og legges klar. Utskriftsprotokollene skal ligge i rekkefølge.

• Ved endringer av starttidspunkt må beskjed gis til alle lag /deltagere i god tid. Det må

opplyses over høyttaler og informasjonen må slåes opp på infotavle.

• Steward/ banemannskap på oppvarmings- og konkurranse-bane må kunne

kommunisere for å gi best mulig service til utøverne mht. starttider.

• Speakeren har en viktig oppgave på stevnet. Det er ønskelig at speaker forteller litt om

de ulike klassene og øvelsene i tillegg til å annonsere voltigere og hester. Det er mange

som ikke kan så mye om sporten, og det er fint å få vite litt om konkurranseformen.

• Utregning starter umiddelbart etter at utøveren er ferdig – ikke vent til klassen er

slutt.

• Dommere må følges opp underveis og ved hver pause – sultne/ tørste/ kalde/ eller

bare sjekk at alt er ok. De skal tilbys mat også før / etter stevnet og selvfølgelig

middag der det er stevne over flere dager.

Resultatservice

• Resultattjenesten: Speaker kan gi muntlig informasjon om karakterer etter hvert som

sekretariatet har regnet ferdig. 

Del gjerne de foreløpige resultatene i resultatarket som lesevisning på skjerm og eller på voltigenorge.com 

• Under mesterskap skal karakterer offentliggjøres på NRYF - eller dele foreløpige lister på Voltigenorge.com 

på skjerm etter obligatorisk, etter kür, obligatorisk/teknisk test og avsluttende kür.

Karakterene fra hver dommer skal oppgis separat.

Resultat legges inn på NRYF - stevne fortløpende og publiseres som foreløpige resultat.

Endelig godkjenning av resultat klareres av dommer før endelig publisering av resultat i

klassen.

Premieutdeling

• Det er  utarbeidet retningslinjer for premieutdeling. Se også  i KR7 - hold dialog med hoved dommer i forhold til premiering.

(Vedlegg 4)

• Det er hyggelig å takke dommerne med en liten oppmerksomhet når jobben er gjort!

Etter stevnet - ansvar stevneleder/sekreteriat

Alle resultat i NRYF stevne.

Alle premier og honorar utbetales.

Stevnerapport iverksettes i NRYF stevne.

Sørge for oppgjør og utgiftsdekning for tekniks personell.

Gjøre opp regnskap.

Evaluere stevnet sammen med de som var med på arrangementet.

Sette opp forslag til dato for neste stevne :-)

FOR STEVNEARRANGØRER:

OVERSIKT PROGRAMMER / DOWNLOADS:

• reglementene og gjeldende programmer for våre stevner.

• protokoller for utskrift, utregning og resultat.

FLUDIELVOLT - UTREGNING OG RESULTAT PROGRAM

Last ned Manual og eksempler

https://www.fludiel.no/volt/index.php

VI HJELPER ARRANGØRER MED Å SETTE OPP STEVNESEKRETERIAT FOR RESULTATSERVICE:

Yri.overland@gmail.com

hatlevoll25@gmail.com

https://drive.google.com/file/d/1iqPJPMA04z3-e1CT9Kzwz7cSgCY6Fpp9/view?usp=sharing

En i stevnekomiteen må ha ansvaret for musikken. Man trenger ADMIN tilgang i Fludiel for dette, kontakt 

leidulfeike@gmail.com